Kontorflytting slik får bedriften en smidig overgang

En kontorflytting påvirker hele bedriften. Ansatte må omstille seg, kunder skal fortsatt få god oppfølging, og driften bør gå så normalt som mulig. Mange undervurderer hvor mye planlegging som faktisk trengs. Med struktur, god kommunikasjon og riktig hjelp kan flytteprosessen bli en mulighet for forbedring i stedet for en kilde til stress.

God planlegging gir færre overraskelser

En kontorflytting starter lenge før første pappeske bæres ut døren. Når virksomheten har bestemt seg for å flytte, bør ledelsen raskt lage en enkel, men tydelig plan.

En god plan for kontorflytting bør minst inneholde:

– Dato for utflytting og innflytting
– Oversikt over hvem som har ansvar for hva
– Tidslinje for nedpakking, flytting og oppsett
– Liste over utstyr, møbler og inventar som skal med, selges eller kastes
– Plan for IT, nettverk og telefoni

En ansvarlig prosjektleder fungerer ofte som nav for all informasjon. Denne personen koordinerer internt, holder kontakt med flyttebyrå og sørger for at fremdriften følger planen. I tillegg kan det være lurt å utpeke kontaktpersoner i hver avdeling, slik at spørsmål og behov samles og prioriteres.

En enkel, men tydelig tidslinje gjør det lettere for alle å vite hva som skjer når. For eksempel kan man sette faste datoer for når de ansatte skal begynne å pakke egne arbeidsplasser, når fellesarealer skal tømmes, og når IT-utstyr kobles ned.

Ansatte, logistikk og it de viktigste brikkene

En kontorflytting handler ikke bare om møbler og esker. De ansatte er kjernen i driften, og hvordan de opplever prosessen påvirker både arbeidsmiljø og produktivitet. Klare beskjeder og jevne oppdateringer gjør flyttingen mer forutsigbar.

Nøkkelgrep for å ivareta de ansatte kan være:

– Informer tidlig om flyttedato, ny adresse og hvordan arbeidsdagen påvirkes
– Forklar hvordan den nye kontorløsningen blir, for eksempel åpne landskap eller cellekontor
– Gi enkle pakkeguider: hva de pakker selv, og hva flyttebyrået håndterer
– Sett av tid til spørsmål på fellesmøter eller i egne informasjonskanaler

Logistikkdelen må også være gjennomtenkt. Mange bedrifter ønsker å flytte i helger eller kvelder for å unngå nedetid. Da trenger man god koordinering med flyttebyrå, vaktmester, renhold og eventuelle leverandører av teknisk utstyr. Det kan også bli behov for midlertidige løsninger, som hjemmekontor eller alternative lokaler en kort periode.

IT og teknisk infrastruktur er en egen kategori som bør behandles spesielt. Uten fungerende nettverk, servere og telefoner stopper mye opp. En ryddig IT-plan bør blant annet sørge for:

– Kartlegging av alt teknisk utstyr som skal flyttes
– Tydelig merking av kabler, skjermer, PC-er og annet datautstyr
– Koordinering med intern eller ekstern IT-avdeling om ned- og oppkobling
– Testing av nettverk, møteromsløsninger og printere før de ansatte møter på jobb

Mange velger å la et profesjonelt flyttebyrå håndtere selve bæringen og transporten av teknisk utstyr. Det reduserer risikoen for skader, og sparer samtidig tid.

Profesjonell hjelp gir tryggere flytteprosess

Forskjellen mellom en kaotisk og en effektiv kontorflytting ligger ofte i hvor mye fagkompetanse bedriften henter inn. Et erfarent flyttebyrå har rutiner, utstyr og bemanning til å gjennomføre flyttingen raskt og sikkert.

Et profesjonelt kontorflyttebyrå kan blant annet bidra med:

– Befaring og rådgivning i forkant, slik at omfang og tidsbruk blir realistisk
– Ned- og oppbæring av arbeidsstasjoner, arkiv, lager og spesialutstyr
– Sikring av møbler og teknisk utstyr under transport
– Merkesystemer for soner, etasjer og arbeidsplasser
– Avhending, gjenvinning eller lagring av inventar som ikke skal videre

Mange glemmer hvor mye tid det tar når ansatte skal flytte og rigge selv. Timer brukt på bæring og montering er timer som ikke går til kjerneoppgavene. Når flyttebyrået tar den fysiske jobben, kan de ansatte konsentrere seg om kunder, prosjekter og den daglige driften.

For bedrifter som vil ha en ryddig, effektiv og trygg prosess, er det ofte en fordel å velge en aktør med lang erfaring fra næringsliv og kontorflytting. I Romsdalsområdet er Tornes Flyttebil et eksempel på et firma som har spesialisert seg på denne typen oppdrag. Med mange år i bransjen, egen bilpark og fokus på strukturert gjennomføring, hjelper Tornes Flyttebil bedrifter med å komme raskt på plass i nye lokaler.

Bedrifter som vil sikre en smidig kontorflytting med minst mulig forstyrrelse i hverdagen, vil ha nytte av å vurdere hjelp fra en etablert aktør som tornesflyttebil.no.